La gestion digitale des factures fournisseurs : une vraie plus-value pour les communes

Les communes luxembourgeoises traitent chaque année environ 800000 factures en provenance de leurs fournisseurs. Ce traitement représente un grand volume de travail et une source potentielle d’erreurs. Le SIGI offre une solution permettant une transmission entièrement digitale des factures du fournisseur directement dans la comptabilité de la commune. Après une phase pilote, la solution est utilisée aujourd’hui par plusieurs communes du pays et le nombre de fournisseurs qui s’associent est en pleine croissance.

Chaque jour, les administrations communales reçoivent des factures en provenance de différentes sources comme les fournisseurs en énergie, les prestataires pour la gestion des déchets, les télécommunications, les bureaux d’ingénieurs-conseils, etc. Si ces factures arrivent par voie postale, elles doivent être traitées manuellement par les collaborateurs de la commune et les données doivent être saisies dans leur solution de comptabilité, Gescom. A côté du facteur temps, ce fonctionnement représente également une source d’erreurs : erreurs de saisie, paiements erronés ou retardés, perte de documents…

Un workflow digitalisé et personnalisable

Afin de réduire ces erreurs potentielles, et comme beaucoup de fournisseurs émettent des factures aux communes de manière régulière, le SIGI a lancé, en 2019, un projet pour la digitalisation de ces factures. A côté de la dématérialisation, cette solution permet de mettre en place un vrai workflow pour le traitement et la validation des factures fournisseurs.

Nous pouvons nous concentrer aujourd’hui sur le contrôle des données et sur le flux d’approbation au sein de notre commune. L’encodage, souvent pénible, n’est plus nécessaire. A ceci s’ajoute le facteur écologique du paperless

Guy Ewen, commune de Sanem

En collaboration avec deux fournisseurs d’énergie et une série de communes pilotes, les experts du SIGI ont créé cette solution qui permet une transmission digitale directe de la facture depuis la comptabilité du fournisseur dans la solution de comptabilité de la commune. Cette transmission se fait par le biais d’un fichier « xml » qui transmet uniquement les données essentielles de la facture. Il ne s’agit donc pas d’un envoi de PDF ou d’autres documents.

Fiabilité et pérennité des données

Les données qui arrivent directement dans le service concerné de la commune peuvent être considérées comme fiables et sont à disposition dans le système de comptabilité de manière pérenne.

Dès que le collaborateur de la commune dispose de la facture en format digital, il peut la valider directement pour déclencher le paiement par la suite, ou il peut la transférer à d’autres personnes au sein de la commune pour la faire contrôler ou valider, en fonction de l’organisation de la commune.

Les avantages pour les communes en un clin d’œil

• Workflow entièrement digitalisé avec une optimisation de l’encodage, de la visibilité et du contrôle des données.
•Réduction des coûts de traitement des factures de 72% en moyenne*.
•Gain de temps de 50% pour les services communaux*.
•Paiement plus rapide des factures
•Conformité aux exigences légales européennes et nationales. •Effet écologique grâce à une réduction de l’utilisation de papier et de transport

Le SIGI en anticipation des exigences légales

La facturation électronique est un sujet de la législation européenne depuis une dizaine d’années. Le SIGI a su anticiper les exigences pour le secteur publique en mettant à disposition des communes cette solution de gestion digitale des factures depuis 2019. Quand la directive européenne (2014/55/UE) a été ratifiée par le Grand-Duché en avril 2020, le SIGI a uniquement dû faire de légères adaptations au niveau du modèle sémantique de données essentielles d’une facture électronique pour rendre la solution conforme. Elle est d’ailleurs déjà conforme à un nouveau projet de loi en cours de concertation à la Chambre des Députés (Projet de loi 7750).

Le nombre de partenaires en pleine évolution

Afin de pouvoir profiter au maximum de ces avantages de dématérialisation, le SIGI a voulu intégrer rapidement les grands émetteurs nationaux de factures pour le secteur communal. De cette manière, les sociétés Enovos et Südstroum étaient impliquées dès le début du projet et environs près de 10 000 factures ont déjà été transmises et traitées. Vu le feedback positif aussi bien des communes que des fournisseurs, d’autres entreprises du secteur privé comme Lamesch/Suez, Dussmann et La Provençale sont en train de s’associer à cette initiative qui représente une vraie simplification administrative pour le secteur communal.

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique
L-5326 Contern
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