Un pas de plus dans la digitalisation des communes

SIGINOVA, le logiciel de conception d’applications métiers des communes développé par le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI), permet aux communes de répondre aux défis liés à la simplification administrative et à la transformation digitale. Évolutif, ce logiciel implique les fonctionnaires et employés dans la définition de leurs processus métiers et dans la création des produits et d’outils y relatifs. Philippe Mathieu, directeur des opérations, présente le cheminement de création d’un produit et revient notamment sur l’outil «Séances», destiné à faciliter l’organisation de réunions des conseils communaux et collèges échevinaux.

Comment se déroule le processus de création d’un produit?

Le SIGI est organisé en centres de compétences métiers. Ceux-ci sont relatifs à la gouvernance, aux ventes et aux recettes, à l’office du citoyen, aux relations avec les citoyens, au développement durable, aux achats et aux dépenses, à la comptabilité, à l’aménagement du territoire et aux offices sociaux et au chèque service accueil et enfin à l’organisation communale. L’objectif est de satisfaire les communes en analysant leurs différentes préoccupations liées à ces métiers. Nous nous basons sur le besoin de la commune pour lui offrir une plus-value et un résultat rapidement via des méthodes mises en place et suivies par nos collaborateurs. Les besoins évoluent continuellement mais nous parvenons à nous adapter car SIGINOVA et nos méthodes le permettent.

Mon rôle est de chapeauter et de responsabiliser les centres de compétences sur les méthodes à utiliser, les formations à suivre par nos collaborateurs tout en m’assurant que les feuilles de route soient créées pour satisfaire l’ensemble des métiers impliqués dans la solution. Nous collaborons avec les ministères qui encouragent et supportent les communes à la simplification administrative et dans leurs réflexions pour rendre les processus métiers plus efficients et fluides.

«Séances» est une solution qui est déjà en phase de test dans certaines communes…

Effectivement, le produit «Séances» est en phase pilote depuis le début de l’année dans trois communes: Bettembourg, Grosbous et Weiler-la-Tour. Huit autres administrations communales et trois syndicats ont également signalé leur intérêt pour l’adopter.

Il s’agit d’une solution pour les réunions des collèges échevinaux, des conseils communaux ou de certains comités par exemple. «Séances» vise à aider les communes, ou les syndicats, à organiser ces réunions essentielles au bon fonctionnement de l’administration: envoi de l’ordre du jour et des convocations, conduite de la réunion, points à discuter, votes à réaliser, documents à consulter, etc. Avec «Séances», le suivi avec le ministère de l’Intérieur sera également assuré puisque le processus de travail inhérent à celui-ci permet aux administrations communales d’envoyer directement les délibérations. Nous pouvons ainsi gérer les cheminements de bout en bout: de la préparation jusqu’au retour du ministère.

Adopter une approche agile et pragmatique en nous focalisant sur les remontées d’expérience provenant du terrain

Les utilisateurs de l’application sont les élus, les secrétaires communaux ou encore les responsables des services. Celle-ci est orientée vers le processus, donc elle prend en compte le cycle de vie de la gestion d’une séance communale en intégrant tous les acteurs et tous les documents nécessaires pour les consulter avant et pendant la réunion.

Quels sont les retours des communes concernant ce produit et quels sont, plus globalement, les avantages de «Séances»?

Les premiers retours se concentrent sur sa simplicité car l’acteur se retrouve uniquement dans son rôle avec les actions et les tâches qu’il doit réaliser. L’interface est très intuitive. «Séances» mise également sur la collaboration, car les informations sont progressivement complétées par chacune des parties. Sa pertinence d’utilisation et sa flexibilité sont également louées car la solution permet d’amener la bonne notification et la bonne communication au bon moment.

C’est un produit central dans le sens où il mêle d’autres processus intimement liés à l’organisation communale comme le service «RH» qui facilite les décisions d’embauche d’un fonctionnaire tout en tenant compte du RGPD (Règlement général sur la protection des données). «RH» est actuellement déployé en tant que projet pilote.

Nous tenons à adopter une approche agile et pragmatique en nous focalisant sur les remontées d’expérience provenant du terrain. Les meilleurs décideurs sont les acteurs qui utilisent le produit, ce qui permet de cocréer une solution avec la commune ou un syndicat.

D’autres projets sont-ils en préparation?

Oui, nous travaillons autour de la gestion du savoir dans une commune afin qu’elle puisse mieux gérer son patrimoine d’information en suivant certaines recommandations dans le cadre de l’archivage. Les finances sont un autre enjeu. Nous créons une solution qui facilitera la gestion du budget. Il sera prêt à entamer la phase de test cet été. Nous œuvrons aussi au niveau de la soumission des achats en lien avec la gestion des projets extraordinaires.

Comment les communes accueillent-elles SIGINOVA et plus généralement la transformation digitale?

Les communes ont exprimé un réel intérêt dans SIGINOVA. Ce logiciel facilite leur transformation digitale et leur permet d’offrir plus de services à leurs citoyens. Le SIGI est présent au quotidien pour supporter cette transition d’un point de vue métier tout en plaçant l’utilisateur au cœur de la solution. Avec SIGINOVA, nous disposons d’une plateforme unique et évolutive qui crée de la valeur ajoutée dans chaque processus.

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