La digitalisation comme levier de performance

Depuis 2022, Luxcontrol s’engage dans une refonte en profondeur de ses systèmes internes. L’objectif est clair : miser sur la digitalisation pour gagner en efficience, répondre plus rapidement aux attentes des clients et accompagner les collaborateurs dans une modernisation progressive de leurs outils de travail. Cette transformation, portée par le comité de direction, s’appuie sur l’implémentation d’un ERP open source, sur la simplification des processus et sur un dialogue constant avec les équipes de terrain. Explications avec Florent Froehlich, responsable de l’optimisation des processus et Olivier Theatre, architecte logiciel IT.

Une nécessité stratégique

« Les solutions logicielles que nous utilisions jusqu’ici devenaient vieillissantes et obsolètes », explique Florent Froehlich. Afin de faire face à des exigences croissantes de la part des clients, notamment en matière de simplicité, de qualité et de traçabilité, Luxcontrol a choisi de revoir entièrement son architecture numérique interne. « L’objectif ? Être plus réactif, structuré, et surtout efficace dans le traitement des demandes de nos clients », poursuit Olivier Theatre.

Au cœur de cette stratégie : la digitalisation. « Il ne s’agit pas simplement d’une réduction de la consommation de papier, même si cela en fait partie, mais bien de la digitalisation de nos processus. En optant pour cette stratégie, nous accélérons leur exécution et réduisons les tâches manuelles », indique le responsable de l’optimisation des processus. Résultat : la fluidité des échanges, aussi bien internes qu’externes, est meilleure et beaucoup plus efficace qu’auparavant.

Pour les clients, avec les équipes

La société située à Belval suit une logique claire : la digitalisation doit avant tout bénéficier au client. « C’est dans cette optique que nous avons choisi un ERP capable de standardiser les processus que nous avons, tout en conservant une grande flexibilité dans sa mise en place. C’est pourquoi nous avons opté pour une solution open source, parce que notre métier comporte de nombreuses spécificités réglementaires qui varient selon les domaines. En d’autres termes, il n’existe pas de solution standard pour répondre à tous nos besoins. Nous devons donc être en mesure de développer certains modules sur mesure en interne, ce que permet l’utilisation de solutions open source », rappelle Florent Froehlich.

C’est en prenant en compte les attentes de nos collaborateurs que nous parvenons à concevoir le système le plus optimal

Ce virage de la digitalisation ne se fait néanmoins pas au détriment de l’expérience collaborateur et sans impliquer les équipes à chaque étape. « Nous ne pouvons pas imposer un processus sans avoir consulté ceux qui le mettent en œuvre au quotidien. Cela permet non seulement de mieux répondre aux besoins, mais aussi de créer de l’adhésion autour du changement. C’est en prenant en compte les attentes de nos collaborateurs que nous parvenons à concevoir le système le plus optimal. Nous avons par exemple travaillé pendant six mois avec le secrétariat, les départements de la comptabilité et de l’IT pour mettre en place une nouvelle solution de facturation. Il s’agit d’un vrai travail de collaboration », souligne Olivier Theatre.

Rationnaliser et standardiser

L’un des grands chantiers portés par la digitalisation n’est autre que la rationalisation des outils utilisés en interne. « Auparavant, nous avions recours à plusieurs logiciels pour des tâches similaires, mais qui étaient différents selon les services. En résumé, grâce au nouvel ERP, nous pouvons désormais centraliser les fonctions clés dans un même système : gestion de la relation client, ventes, ressources humaines, notes de frais, facturation, comptabilité, etc. », explique Florent Froehlich.

Ce n’est pas l’outil qui dicte les règles, il structure les pratiques et les homogénéise pour limiter les interprétations et assurer une continuité de service. « Nous nous assurons également que les technologies employées restent compatibles, évolutives et alignées avec nos besoins opérationnels », poursuit Olivier Theatre.

Une transition en plusieurs phases

Le projet de digitalisation a débuté en 2022 et suit une feuille de route claire. Après avoir digitalisé les processus de support, comme la facturation ou la gestion des ressources humaines, Luxcontrol s’attaque désormais aux processus opérationnels. Cette partie est plus complexe parce que nos métiers sont très variés. Le défi consiste à intégrer cette diversité dans un cadre numérique cohérent, sans tomber dans l’uniformisation excessive étant donné que certaines spécificités métier doivent être conservées », explique Florent Froehlich.

Pour Luxcontrol, l’objectif est d’assurer une couverture complète du processus au sein d’un même écosystème. Cette approche renforce à la fois la traçabilité de l’ensemble des opérations et la qualité de l’historique client.

L’accompagnement au changement

L’un des principaux enjeux réside dans la résistance, souvent instinctive, face au changement, surtout lorsque certaines habitudes sont encore bien ancrées. « Changer les mentalités, c’est parfois ce qu’il y a de plus long. Il faut comprendre pourquoi certaines méthodes ont perduré dans le temps avant d’amener les équipes à penser et agir autrement », indique Florent Froehlich.

La détermination de réussir un tel projet repose aussi sur l’implication forte du comité de direction. « Nous avons bénéficié d’un soutien à tous les niveaux, que ce soit en matière d’investissement ou de temps. L’impulsion est venue d’en haut. Disons aussi qu’un tel projet n’est jamais vraiment achevé. Il évolue avec les besoins du marché, les retours de nos collaborateurs ainsi que les nouvelles technologies et les innovations », conclut Olivier Theatre.

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