SIGINOVA, LA SOLUTION DISRUPTIVE

Faire face aux défis de la digitalisation, améliorer la connectivité ou encore simplifier les démarches administratives, tels sont les enjeux actuels du secteur communal. C’est d’autant plus vrai suite à l’épidémie de coronavirus qui a frappé le monde entier et le Grand-Duché de Luxembourg en mars dernier. Cette crise a démontré que la digitalisation des processus était l’une des solutions les plus adéquates pour tenter de maintenir les services offerts et ceci même en télétravail. Carlo Gambucci, directeur du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI), présente « SIGINOVA », un nouveau logiciel unique en son genre spécifiquement conçu pour répondre aux besoins des communes.

Le jeudi 5 mars dernier, le SIGI a présenté et lancé officiellement « SIGINOVA », un nouveau logiciel de gestion communale destiné à remplacer l’actuel « GESCOM ». Pourquoi avoir pris cette décision et dans quel but a-t-il été conçu ?

GESCOM a été créé en 1982. La version actuelle, la troisième, regroupe 46 métiers communaux et est utilisée par les 101 communes luxembourgeoises. Depuis sa création il y a 30 ans, les besoins de notre société ont fortement évolués et afin d’y répondre au mieux et d’appréhender les futurs besoins, il est devenu indispensable d’adapter et changer GESCOM. Les avancées technologiques de ces dernières années, les défis de la digitalisation, les règles en matière de protection des données (RGPD) ou encore l’utilisation des réseaux sociaux ont poussé le SIGI à revoir son cheval de bataille. Il était donc nécessaire de prendre une nouvelle direction, de reconcevoir un produit et de repartir de zéro. C’est pourquoi nous avons donné naissance à « SIGINOVA » un nouveau logiciel de conception d’applications métiers des communes. Avec lui et à l’aide de diverses solutions ouvertes, les administrations sont notamment plus indépendantes par rapport aux grands fournisseurs de logiciels professionnels et de leur politique de prix imprévisible. En créant « SIGINOVA », nous parvenons à répondre aux nouveaux besoins des communes : RGPD, scalabilité, optimisation du travail et des services offerts aux citoyens, simplification des processus administratifs, accessibilité des données, mise à disposition rapide de solutions, etc.

Comprendre et recenser tous les besoins des acteurs communaux

Comment fonctionne « SIGINOVA » et quels sont les avantages que tireront les communes en l’implémentant dans leurs activités quotidiennes ?

Nous sommes actuellement en cours de développement de nouveaux processus métiers et en phase de retranscription des différentes missions communales – le coeur d’activité du SIGI – au sein de « SIGINOVA ». Nous avons développé un nouveau langage de conception de programmes des métiers communaux. Il permet une mise en pratique rapide et évolutive des besoins de chaque commune grâce à un travail d’écriture du processus métier par le métier luimême. En d’autres termes, la commune devient elle-même actrice de ses activités puisqu’elle est impliquée dans la définition de ses métiers ou dans la création de ses outils de façon personnalisée. Nativement, le logiciel a été conçu pour être évolutif et pour s’adapter à toutes les communes sans nécessiter un travail de programmation complexe.

« SIGINOVA » s’applique dans tous les domaines des activités communales. Prenons l’exemple d’une autorisation de bâtir : les processus sont simplifiés et la répartition des tâches est claire. Les interactions entre les différents acteurs (service technique, bureau de la population et même le citoyen) sont favorisées, ce qui facilite l’échange de documents. Ces aspects collaboratifs permettent d’optimiser les activités et donc d’offrir des services plus efficaces aux citoyens.

En plus d’être facile d’utilisation et outre les aspects configurables et personnalisés pour chaque commune, indépendamment de sa population ou de sa superficie, « SIGINOVA » implique fortement l’utilisateur final dans le processus.

Qui dit nouveau logiciel et implication de l’utilisateur final dans le processus dit certainement accompagnement et formation ?

Nous avons beaucoup investi dans la formation pour que nos experts puissent comprendre et connaître tous les besoins des acteurs communaux, pour décrire leurs différents métiers et donc couvrir leurs missions. Ce travail, mené par nos divers centres de compétences, a en effet nécessité énormément de pédagogie de notre côté.

De l’autre côté, étant donné la nature personnalisable du logiciel, le SIGI s’assurera de former tous les usagers pour que chaque commune puisse bénéficier de la panoplie d’avantages de « SIGINOVA ».

Des communes ont-elles déjà implémenté ce nouveau logiciel ? Si oui, quels sont leur retour ?

Nous avons conduit plusieurs conseils techniques avec certaines communes et cette collaboration étroite nous a permis de développer six applications métiers, basées et implémentées dans le logiciel. Les retours d’expérience reçus sont très positifs à l’égard de « SIGINOVA ». Les communes apprécient sa simplicité d’utilisation et sa clarté en matière d’optimisation du travail. En partant du point de vue métier, nous laissons les clients finaux s’exprimer sur leurs processus métiers. C’est en étant au plus proche des acteurs et de leurs besoins que le SIGI pourra davantage offrir des services de qualité aux communes.

Former tous les usagers pour que chaque commune puisse bénéficier de la panoplie d’avantages de SIGINOVA

Quelles sont les prochaines grandes étapes ?

Après la présentation initiale de « SIGINOVA » et après la fin de l’épidémie, nous allons rencontrer directement les collèges d’échevins des communes afin d’expliquer le nouveau concept. « SIGINOVA » est un outil collaboratif, parfaitement adaptable et configurable aux besoins de chaque commune et son déploiement permet une implication des administrations communales. Cette rencontre sera également l’occasion d’analyser, ensemble avec les communes, les développements futurs du logiciel et son intégration.